オフィス移転の際知っておきたい事

ビジネスを行っているうちに、今の立地では使い勝手の悪さが気になってきたり、事業内容の変更や新たな取組を考えていると、別の場所で新たにスタートさせたいと希望するようになってきます。別の場所に移動すること自体は簡単で、今の物件を引き払って、別の場所に引越しするだけで完了します。住宅の引越しと似たようなイメージで実行するだけで構いませんが、移転するのはオフィスですので、住宅とはまた違った目的で移動することになる点を忘れないようにしましょう。安易に今の場所を引き払って新たな場所でビジネスを開始してみると、想像していたものとは違うことがわかり、がっかりすることも少なくありません。理想的な引越しができるように、ポイントを明確にして実行に移しましょう。

新たな物件に十分なスペースや設備があるか

移転先のオフィスに何を求めるのか、事前に考えておきます。ポイントとなる項目を書き出してみるなどして、わかりやすくしてみましょう。何でも対応可能な物件を探せば苦労が少なくなるものの、都合の良い物件を見つけるのはとても困難ですし、価格も高くなりがちです。無駄が多ければ余計なコストがかかってしまいます。室内で業務をこなす従業員分の机や椅子を設置できるスペースがあるのか、来客に対応できるスペースが十分なのかといった部分を確認します。今後従業員が増える予定なら、少し余裕のある物件を選んでおくと対応できます。社内で食事を作るなら、キッチンなどの設備が必要になってきます。書類をたくさん取り扱う業務であれば、保管場所を確保できる物件を候補にしたいところです。

物件の解約予告の期間を守って伝える

ビルにオフィスを構えており、移転を予定するなら、そのビルのオーナーや管理会社に話をしておかなければなりません。賃貸マンションであれば1~2ヶ月前に伝えておくことで受け入れてくれるケースが多いですが、事務所として使っている場合には3ヶ月や6ヶ月前など、もっと前に解約の予告をしなければならないケースが目立ちます。解約予告の期間についてはビルによって違ってきますので、出来る限り早い段階で契約内容を確認しておいてください。予告の期間を守らずに解約すると、解約手数料を取られてしまう場合がありますし、相手にも迷惑をかけてしまいますので注意しましょう。6ヶ月前くらいに解約予告をしなければならないことを考えれば、それよりも数ヶ月前に引越しの計画を立てておくのが理想的です。